É duro de ouvir mas é verdade: problemas no controle de acesso para eventos podem gerar sérios prejuízos e até ocorrências policiais! E isso é tudo que uma produtora não quer, não é mesmo?
Imagine a situação. Sua produtora foi contratada, trabalhou arduamente por meses planejando, orçando e contratando serviços, resolvendo trâmites burocráticos, assumindo uma gama imensa de responsabilidades…. para na hora da execução comprometer sua credibilidade por conta do acesso de pessoas indesejadas no evento? Este, definitivamente, é um risco que não se pode correr nos dias de hoje.
Para ajudar a livrar você desse (terrível) cenário, elaboramos um check list rápido com os principais problemas que você pode evitar ao longo da sua organização para não comprometer o controle de acesso do seu evento. Confira!
1. Falta de planejamento dos fluxos de entrada e saída
O sucesso de qualquer área de um evento está intimamente ligado à qualidade do planejamento. No controle de acesso não é diferente.
Produtores de eventos que falham neste tópico podem lidar com problemas sérios, como filas imensas, superlotação, invasões e outras ações criminosas. Essas ações não apenas expõe os participantes do evento a riscos, mas também comprometem a credibilidade da empresa.
Para esta etapa, mapeie informações como as listadas abaixo:
- Método de controle de acesso a ser utilizado (ingressos, pulseiras, outros)
- Métodos de conferência de falsificações
- Lotação máxima do evento
- Método de contagem dos participantes
- Quantidade de profissionais necessários para volume de pessoas esperado
- Horário da abertura dos portões para os participantes
- Horário e local (sala, auditório, palco, entre outros) de cada atração
- Horário do encerramento das atrações
- Horário oficial do fim do evento
- Estimativa de horários de alto fluxo
- Horário do início da montagem do evento
- Lista das pessoas do staff autorizadas e relação de ambientes que terão autorização para acessar
- Tipo de materiais que serão utilizados para controlar o acesso
- Se houver venda de ingressos na bilheteria definir como o fluxo do dinheiro
2. Falta de Plano de Ação para Situações Adversas
Situações adversas acontecem de surpresa, mas não é por isso que devem pegar os profissionais de controle de acesso de um evento desprevenidos.
Para ter um controle de acesso efetivo para o seu evento, é indispensável mapear o máximo de situações adversas possíveis para aquele cenário e planejar o que fazer em cada situação.
Comece levantando as as principais informações sobre a operação do evento como um todo. Inspire-se no checklist abaixo:
- O que fazer se identificar ingresso ou documentos falsificados?
- O que fazer se identificar algum participante armado?
- O que fazer em caso de furtos e assaltos?
- O que fazer no caso de desaparecimento de alguém?
- O que fazer em caso de falhas no sistema, na internet ou na luz durante o fluxo de entrada?
- O que fazer em cado de formação de grandes filas?
Tendo todos os dados relevantes em mãos, monte um plano simples para cada ação, utilizando o método 5W2H para definir responsáveis, o timing, o local e o detalhamento de como proceder em cada ação. Confira o modelo abaixo:
| PLANO DE AÇÃO – EXEMPLO |
| (WHAT) O QUE SERÁ FEITO? |
| (WHY) POR QUE SERÁ FEITO? |
| (WHAT) O QUE SERÁ FEITO? |
| (WHEN) QUANDO SERÁ FEITO |
| (WHERE) ONDE SERÁ FEITO |
| (HOW) COMO SERÁ FEITO? |
| (HOW MUCH) QUANTO VAI CUSTAR? |
3. Falta de Treinamento Adequado para a equipe
Falhar no treinamento da equipe coloca todas as etapas anteriores a perder. Afinal, não adianta nada ter o melhor planejamento sem um bom treinamento prático. Teorias são facilmente compreendidas, mas é na hora da prática que as dúvidas surgem. Por isso, negligenciar essa etapa, pode causar muita confusão no controle de acesso do seu evento.
Agora que você já tem um plano de ação definido, é hora de treinar sua equipe para atuação prática. Aqui devem ser contemplados todos os temas relevantes do evento. Confira alguns dos principais abaixo:
- Como recepcionar os participantes
- Regras do evento: o que o participante pode ou não portar consigo?
- Como utilizar o sistema e os equipamentos de controle de acesso
- Como orientar os participantes sobre as perguntas mais frequentes (geralmente envolvendo horários e locais das atrações, localização de bares, banheiros e ambulâncias, entre outros)
- Como agir, na prática, frente a cada situação adversa
4. Materiais inadequados para controle de acesso
O controle de acesso de um evento é uma área importante demais para improvisos e amadorismo, uma vez que falhas podem colocar em risco a segurança e até mesmo a vida das pessoas envolvidas no evento.
Por isso, utilize os equipamentos, recursos e métodos adequados para ter o controle de quem entra e sai, evitando uma série de transtornos. Conheça os principais equipamentos indicados:
- Barreiras físicas com catracas
- Sistema de cadastro de participantes
- Equipamentos especializados na conferência de falsificações (de ingressos, pulseiras de acesso, entre outros)
- Tecnologia de aproximação em cartões de entrada
- Ingressos oficiais
- Pulseiras de identificação
- Cartões de acesso, comandas ou credenciais plásticas
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5. Falsificação de ingressos, cartões e pulseiras
As falsificações estão a cada dia mais elaboradas. Além de trazer prejuízos ao evento, ainda podem abrir precedentes para o acesso não autorizado em determinados ambientes e a exposição dos participantes a riscos criminosos.
Evitar este cenário é bem mais fácil do que parece. Atualmente, existem diversos produtos especialmente desenvolvidos para proteger seu evento desta situação. Conheça os principais:
- Cartões, comandas ou credenciais plásticas de acesso
- Pulseiras em Tyvek com lacre inviolável
- Pulseiras em vinil com lacre inviolável
- Pulseiras em tecido com lacre inviolável
- Ingressos em papel moeda
Aproveite ao máximo nossas dicas para organizar um evento incrível! Conheça mais a nossa linha de produtos especializados no controle de acesso para eventos e conte com nossos 25 anos de expertise para garantir a segurança do seu evento.